Tenderschrijven staat niet bekend als rustig werk. Als ik er met mensen over praat, krijg ik vooral deze reacties:
‘Ja, dat heb ik ook gedaan, maar dat is me toch een stressvol circus.’
‘O ja, die heb ik ook nog één liggen en de deadline nadert.’
‘Tenderschrijven? Dat is hollen en stilstaan en een vak apart.’
En toch zit daar iets in dat me intrigeert. Want hoe komt het dat hetzelfde werk door de één als zwaar wordt ervaren, terwijl het voor de ander juist een aangename puzzel is die op zijn plek valt?
Wie ik er ook over spreek, vrijwel iedereen benoemt dezelfde dingen: de hoeveelheid documenten, de diepgang en de tijdsdruk. En tegenwoordig ook het gebruik van AI, dat het schrijven lijkt te versnellen, maar het denken niet vervangt.
Dat terugkerende woord ‘stress’ roept een interessante vraag op. Ligt het probleem in de tender zelf, of zit het vooral in de manier waarop ermee wordt omgegaan?
De reflex die het ingewikkeld maakt
Wat mij opvalt, is dat de bureaus die zich uitsluitend op tenderschrijven richten dit proces, voor zover ik kan zien, goed op orde hebben. Natuurlijk zal de boel daar met regelmaat onder hoogspanning staan, maar het oogt (voor mij als cursist, ik haalde mijn kennis bewust bij twee verschillende tenderbureaus vandaan) allemaal vrij in control.
De reacties die ik in de praktijk ervaar zijn dan ook vaak van professionals die tenderschrijven niet als hoofdvak hebben, maar er dit vanuit hun functie ‘even bij’ doen. Of van schrijvers die eigenlijk te vol zitten om een dergelijke opdracht aan te nemen.
AI versnelt, maar lost dit niet op
De opkomst van AI verandert volgens mij weinig aan dit gevoel. Teksten kunnen sneller worden geproduceerd en ogen vaak overtuigend. Maar zonder richting en structuur blijft het bij output. AI alleen helpt niet om scherp te krijgen wat er echt gezegd moet worden, of in welke volgorde. En dat is nu juist waar het in een tender om draait.
Wat er onder de stress zit
De complexiteit van tenderschrijven is niet te ontkennen. Maar de stress die mensen ervaren, komt vaak niet alleen daar vandaan. Die ontstaat vooral wanneer onduidelijk is wat de kern is, wat hoofdzaak en wat bijzaak. En vooral doordat er te weinig tijd beschikbaar is om er écht goed voor te gaan zitten. Het lijkt er, op basis van wat ik hoor, op dat de uitdaging niet alleen in de inhoud zit, maar juist in de tijd en focus die beschikbaar zijn. Je weet wel, zo’n ogenschijnlijk lege week waarin je nauwelijks afspraken hebt, en alle tijd om je tot in detail in een tender te verdiepen. Als er niet genoeg tijd is, dan wordt schrijven trekken en duwen. Schaven zonder duidelijke richting. Snel moeten aanpassen, want de andere werkzaamheden wachten. En dat kost energie.
De verleiding om te blijven stapelen is groot, zeker nu AI het zo makkelijk maakt om snel veel te produceren. Maar wat je bouwt, blijft alleen staan als er vooraf is nagedacht over het fundament.
Wat helpt om die tijd en focus wél te creëren
De praktijk is natuurlijk weerbarstig. Niet iedereen heeft de ruimte om een week vrij te maken voor één tender. Toch zijn er een paar dingen die kunnen helpen om meer grip te krijgen op tijd en focus, zonder dat het overige werk stil komt te liggen.
- Begin eerder met denken, niet met schrijven
Veel tijd gaat verloren omdat het echte denkwerk pas begint als de deadline dichterbij komt. Door eerder – al is het maar in korte momenten – na te denken over de kern van je verhaal, voorkom je dat alles onder tijdsdruk nog vorm moet krijgen. - Reserveer gerichte blokken in plaats van ‘tussendoor tijd’
Tenders verdwijnen vaak in de gaten tussen andere werkzaamheden. Juist daardoor voelt het als trekken en duwen. Door bewust aaneengesloten blokken vrij te maken, ontstaat er ruimte om echt in het verhaal te komen en blijft de lijn beter behouden. - Zorg dat iemand de lijn bewaakt
In veel trajecten leveren meerdere mensen input. Dat is waardevol, maar zonder duidelijke regie ontstaat versnippering. Iemand die de samenhang bewaakt en keuzes durft te maken, voorkomt dat alles tegelijk aandacht vraagt voor jou als schrijver.
Waarom het ook anders kan
Misschien is dat ook precies waarom het vak tenderschrijven me zo aanspreekt. Omdat er onder die complexiteit een puzzel ligt die wél te leggen is. Door keuzes te maken. Door te structureren. Door niet alles te willen zeggen, maar precies datgene wat nodig is om te overtuigen. En dat binnen een periode waarin je écht tijd kunt reserveren voor het schrijven van de tender.
Dan verandert het werk van een stressvol traject in een proces waarin alles op zijn plek valt. Ik denk daarom dat de uitdaging van tenderschrijven dan ook niet zozeer in de complexiteit van de opdracht zit, maar in de ruimte die je jezelf gunt om er echt voor te gaan zitten.