We besteden vaak veel aandacht aan de vraag wát we willen vertellen. Welke boodschap moet centraal staan? Welke argumenten gebruiken we? Hoe brengen we het onder woorden? Dat lijkt logisch. Toch zie ik in de praktijk dat effectieve communicatie meestal ergens anders begint. Niet bij de boodschap. Maar bij de ontvanger.
De afzender staat vaak centraal
Wanneer organisaties communiceren, gebeurt dat meestal vanuit een goedbedoelde behoefte om informatie te delen. Er is nieuws, een verandering, een nieuw product of een belangrijke ontwikkeling. Daardoor ontstaat al snel een tekst die vooral antwoord geeft op de vraag: wat willen wij vertellen? Maar dat is niet altijd dezelfde vraag als: wat wil de ander weten? En precies daar ontstaat vaak ruis.
Relevantie is belangrijker dan volledigheid
Veel communicatie wordt uitgebreider gemaakt dan nodig is. Niet omdat de informatie onjuist is, maar omdat alles verteld wil worden. Toch leest een ontvanger zelden met dezelfde aandacht als de afzender schrijft. Mensen zoeken naar herkenning. Naar informatie die voor hen relevant is. Naar een antwoord op een vraag die ze al hebben. Dat betekent dat een boodschap niet beter wordt door meer informatie toe te voegen. Soms wordt ze juist sterker door iets weg te laten.
De kunst van aansluiten
Goede communicatie vraagt daarom om een andere manier van kijken. Niet: wat willen wij vertellen? Maar: wat heeft de ander nodig om dit te begrijpen? Dat lijkt een klein verschil. In de praktijk maakt het vaak het verschil tussen een boodschap die wordt verzonden en een boodschap die daadwerkelijk aankomt. Misschien draait goede communicatie daarom niet om méér vertellen, maar om beter aansluiten.